Muchos de los que en su día estudiamos Ingeniería Informática hemos terminado ejerciendo la profesión por cuenta propia o hemos montado un negocio o una empresa. Los profesionales de la informática (en general) somos unos enamorados de nuestra profesión, nos encanta programar, configurar sistemas, descubrir nuevo hardware, etc. pero lo de gestionar el negocio (i.e. finanzas, marketing, ventas, etc.) ya no nos suele atraer tanto. Aun así, estos son temas importantes. Por esto, intentaré escribir una serie de entradas orientadas a la gestión del negocio (propio), siempre desde la humilde perspectiva y experiencia de un servidor.

Este primer post lo dedicaré a introducir una base de la gestión económica. El control del estado actual de la economía del negocio es muy importante: a todos nos gusta tener ‘cash‘ en el bolsillo para poder comer, ir al cine, etc.

Cash machine. Licencia CC-BYHâkan Dahlström

Como profesionales independientes (o similar) debemos tener siempre una foto del estado actual del negocio. Saber cuánto dinero tenemos en el banco es bastante fácil, basta con conectarte a la Extranet del banco y ver cuántas facturas tienes pendientes de cobrar. Pero también es importante saber, por ejemplo, cuánto vas a facturar la semana que viene. Esto ya es mas complicado.

El principio de meritación

El principio de meritación (o de devengo) nos dice que debemos imputar los ingresos y gastos según la corriente real con independencia del momento en que se facturen o cobren. Para los que no somos contables, con un par de ejemplos nos suele quedar claro:

Ejemplo 1: Si Juan nos paga 5.000 Euros a cuenta de un ERP que debemos entregar a los 3 meses, de momento hemos meritado 0 Euros aunque en nuestra cuenta tengamos 5.000 Euros. Si nos gastamos el dinero y a los 3 meses no entregamos el producto vamos a tener un problema porque nos hemos gastado algo que no hemos meritado (o dicho de otra manera, nos hemos gastado algo que no hemos ganado).

Ejemplo 2: Supongamos que llevamos desde principios de año trabajando en un portal Web valorado en 10.000 Euros, y llevamos completado el 85% de nuestro trabajo. El cliente pagará el 100% a la entrega (algo que no recomiendo que permitáis, salvo en contados casos). A nosotros quizá nos quede poco dinero en el banco. En realidad ya hemos meritado 8.500 Euros (i.e. el 85% de 10.000 Euros) y dentro de poco entregaremos el proyecto y cobraremos la factura.

Es fácil entender la necesidad de llevar un control del meritado (completado pendiente de facturar o cobrado pendiente de hacer).

Facturar no es igual a cobrar

Del mismo modo que meritado no es lo mismo que facturado, facturado no es lo mismo que cobrado (sobretodo en los tiempos que corren). Es importante prever que no todos los clientes pagan al contado. Muchos pagan a 30, 60, 90 o mas días y esto nos puede conllevar una serie de gastos financieros o tiranteces de caja (cuando no tienes ‘cash’ para pagar).

Un producto o servicio no siempre tiene el mismo valor cuando pasa del estado meritado al estado facturado (puede que finalmente no se pueda facturar la totalidad, pierda valor el trabajo, etc.) y naturalmente una vez facturado nos pueden aparecer gastos imprevistos (e.g. por la forma de pago o comisiones financieras por el retraso en el pago, etc.).

Vamos finalizando…

La gestión de todo esto, teniendo en cuenta que no somos contables ni somos propietarios de Telefónica, la podemos llevar tranquilamente mediante una simple hoja de calculo. Incluso podéis combinarlo con algún sistema de gestión de listas. Tened en cuenta que con una buena gestión financiera podemos vivir muy tranquilos. Han habido muchos negocios rentables que han cerrado por culpa de no saber gestionar bien su economía.

Muchas gracias por leer este post y espero que os haya sido de utilidad. Si os ha gustado, creéis que podéis aportar alguna cosa más, o tenéis alguna crítica constructiva vuestros comentarios serán bienvenidos.

Albert Coronado es Ingeniero Superior en Informática y Master en Dirección Económico-Financiera de la empresa por la UOC con mas de 14 años de experiencia en el mundo de la informática corporativa. Actualmente trabaja como Freelance ofreciendo servicios de Consultoría, Desarrollo y Formación en proyectos relacionados con portales corporativos y de eCommerce.

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